Données et contenus

Au cours de la dernière décennie, les entreprises ont accumulé des volumes importants de contenus structurés et non structurés, composés de documents numérisés, de messages électroniques, de documents Office, d’extraction de tables, de fichiers multimédias, entre autres. Cette masse de contenus non gérés et chaotiques est un frein pour les entreprises : il les empêche d’exploiter pleinement ces ressources et de mieux disposer des connaissances profitables à l’exercice de leur métier. Ces contenus peuvent également améliorer la communication entre les collaborateurs et celle à l’attention de leurs clients.




Des fonctions avancées de gestion


Aujourd'hui, chaque collaborateur peut tirer parti d'une gestion rationnelle des contenus d'entreprise grâce à l'apport de fonctionnalités multiples :

  • Gestion centralisée de tous les contenus, gouvernance et droits,
  • Bibliothèques de documents, multimedia, ou wiki,
  • Type de contenu documentaire, modèles,
  • Notion de cycle documentaire,
  • Métadonnées,
  • Contrôle de version,
  • Verrouillage du document en modification,
  • Principe d’approbation d’un document,
  • Audience,
  • Traitement par liasse plutôt que par document,
  • Centre documentaire,
  • Archivage et gouvernance associée.

La protection des données de l'entreprise est un sujet régulièrement abordé. Outre les nécessaires dispositions de sécurité autour des systèmes, il est nécessaire d'introduire la notion de criticité de l'information, car il est difficilement envisageable de considérer aujourd'hui que les contenus soient accessible à tous les profils utilisateurs.


Moteur de recherche


En général les collaborateurs ne disposant pas de gestion documentaire intégrée utilisent l’explorateur dépendant du système d'organisation des fichiers pour rechercher leur documentation. Ils se heurtent à la complexité des arborescences, la volumétrie des données, et à la lenteur de la recherche car le système n'est pas dédié pour cette utilisation.


SysCom Media vous accompagne dans la mise en place de fonctionnalités avancées de gestion documentaires, de moteur de recherche d'entreprise, centralisé qui permet aux utilisateurs de rechercher des informations ciblées, des données métiers ou des références professionnelles clés. A l'aide des fonctionnalités de la recherche avancée, l'utilisateur peut retrouver un document numérisé en quelques secondes.

Les fonctionnalités d'archivage permettent également de consolider du contenu divers résidant sur des disques externes au référentiel documentaire, ce qui est utile pour des archives antérieures à la mise en place du système.


Gestion de contenu web


Les plateformes actuelles offrent des possibilités puissantes de création et de gestion de contenu web. En mode publication, les utilisateurs autorisés peuvent générer du contenu web intéractif en utilisant des outils de création simples et intuitifs.